Ostvarite pravno na 50% popusta prva 3 meseca Kliknite ovde i popunite formular

Arhivska knjiga i delovodnik

Softver za vođenje arhivske knjige i upravljanje dokumentacijom

Softver ekompanija nudi kompletno rešenje za popunjavanje arhivske knjige.

Registrujte Vašu kompanijuilizakažite besplatno prezentaciju

Šta je arhivska knjiga?

Isprobajte demo verziju programa potpuno besplatno prvih 14 dana bez ugovorne obaveze.
Nakon isteka probnog perioda niste u obavezi da nastavite sa korišćenjem.

Stvaralac arhivske građe

Stvaralac arhivske građe i dokumentacionog materijala je svako pravno lice čijim delovanjem oni (dokumenti) nastaju. Ovo se praktično odnosi na svu dokumentaciju koju ste vi kao pravno lice kreirali od momenta postojanja vašeg pravnog lica.

Imalac arhivske građe

Imalac arhivske građe je sa druge strane nosilac prava na arhivskoj građi ili svako drugo pravno lice koje ima pravo vlasništva nad njom. Ovo se praktično odnosi na svu dokumentaciju koju je vaše pravno lice primilo od drugih privrednih subjekata.

Čemu služi arhivska knjiga?

Arhivska knjiga popunjena po obrascu koji propisuje pravilik se predaje nadležnom organu. Spisak nadležnih organa možete pronaći na zvaničnom linku na sajtuarhivisrbije.rs

Nadležni arhiv ovime dobija informaciju o dokumentarnom materijalu vaše kompanije, informaciju o softveru koji koristite za čuvanje dokumentarnog materijala ili o fizičkoj lokaciji, ukoliko je reč o papinim dokumentima, na kojoj se dokumentarni materijal nalazi.

Arhivska knjiga – šta sve treba da znate o čuvanju dokumenata?

Koje su obaveze arhiviranja za pravna lica u
privatnom sektoru i kako se one sprovode?

Ko ima obavezu?

Obavezu za popunjavanje arhivske knjige imaju sva pravna lica (privredna društva, ustanove, javna preduzeća i drugi nosioci javnih ovlašćenja), državni organi i organi teritorijalne autonomije i lokalne samouprave.

Ko nema obavezu?

Ovu obavezu nemaju preduzetnici, odnosno fizička lica neovisno o tome da li se nalaze u sistemu PDV-a ili ne.

Važno je istaći da obaveza primene zakona ne zavisi od veličine firme ili broja zaposlenih, jer zakon se primenjuje čak i na firme koje imaju samo jednog zaposlenog.

Opšte obaveze arhiviranja u privatnom sektoru uključuju čuvanje poslovnih dokumenata, finansijskih izveštaja, ugovora, poreskih dokumenata, evidencija o zaposlenima, faktura, izvode banaka kao i drugih relevantnih dokumenata vezanih za poslovanje firme.

Kako da dostavite prepis Arhivske knjige?

Ukoliko do sada niste predavali arhivsku knjigu neophodno je da u okviru
vaše kompanije definišete sledeće akte:

Odluka o imenovanju stručnog lica za zaštitu arhivske građe

Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja

Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala

Poslovna aplikacija eKompanija generiše sve ove
dokumente za vas

Svu potrebnu dokumentaciju možete preuzeti iz aplikacije na jedan klik, poslati nadležnom arhivu
kroz nekoliko minuta čime je vaša kompanija ispunila početne zakonske norme i spremna je za
popunjavanje arhivske knjige.

Registrujte Vašu kompaniju Zakažite besplatnu prezentaciju

Arhivsku knjigu dalje popunjavate prateci obrazac arhivske knjige:

Redni broj

Unose se numerički redni brojevi dokumentarnog materijala iste vrste (identične klasifikacione oznake) proizvedene tokom jedne kalendarske godine, bez obzira na broj pojedinačnih jedinica. Numeracija se neprekidno nastavlja u registru iz godine u godinu.

Datum upisa

Unosi se dan, mesec i godina upisa dokumentarnog materijala

Godina nastanka

Unosi se godina ili vremenski period tokom kojeg je dokumentarni materijal nastao. Kada se dokumentarni materijal odnosi na informacije iz više godina, navodi se početna i krajnja godina ili opseg godina (npr. Izlazne fakture za period od 2008. do 2012. godine)

Sadržaj

Unosi se kratak opis sadržaja dokumentarnog materijala

Arhivska Knjiga Klasifikaciona oznaka

Upisuje se klasifikaciona oznaka dokumentarnog materijala

Rok čuvanja iz Liste kategorija

Unosi se vremenski period (rok čuvanja) za koji je određeno čuvanje dokumentarnog materijala u skladu sa usvojenom Listom kategorija

Broj saglasnosti na Listu kategorija

Upisuje se broj saglasnosti nadležnog arhiva na usvojenu Listu kategorija

Količina dokumentarnog materijala

Unosi se ukupan broj jedinica (fascikli, kutija, registratora) iste vrste dokumentarnog materijala. Za elektronski dokumentarni materijal i arhivsku građu, beleže se formati i memorijski kapacitet za svaki pojedinačni unos

Prostorije i police/uređaji za skladištenje sa lokacijom

Unosi se informacija o lokaciji smeštanja dokumentarnog materijala, uključujući prostoriju, policu, ormar, kao i sve promene vezane za njegovu lokaciju. Za elektronski dokumentarni materijal, upisuje se vrsta uređaja za skladištenje podataka i lokacija gde se nalazi

Broj i datum zapisnika

Ovde fali text

Primedba

Upisuju se podaci u vezi sa izdvajanjem ili predajom arhivske građe nadležnom javnom arhivu, odnosno dodatne informacije od značaja za pretragu i pristup podacima

Veliki deo rubrika aplikacija
popunjava automatski

Uputstvo za vođenje arhivske knjige je vrlo jasno i detaljno opisano u samoj aplikaciji, arhivska knjiga biva kreirana vrlo lako. U toku celog procesa, naš tim je tu da vam pruži besplatnu podršku i asistenciju kako biste uspešno završili celokupan proces kreiranja arhivske knjige.

Arhivska knjiga u elektronskom obliku dostupna vam je u aplikaciji

Registrujte Vašu kompanijuiliZakažite besplatnu prezentaciju

Arhivska knjiga – primer

Primer popunjene arhivske knjige

Elektronska arhivska knjiga primer (arhivska knjiga u elektronskom obliku) možete videti na slikama ispod:

Prednosti eKompanija Arhivske Knjige

Odluka o imenovanju stručnog lica za zaštitu arhivske građe

Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja

Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata

Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala

Kazne za nepoštovanje zakona

Krajem 2022 godine donet jepravilnik o vođenju arhivske knjigeu kome se propisuje obrazac arhivske knjige koju vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Procedura upisa arhivske građe i dokumentacije u arhivsku knjigu podrazumeva hronološko poređenje prema godinama i klasifikacionim oznakama. Osim toga, sortira se prema nazivima kategorija dokumentarnog materijala prema aktuelnoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, uz uzimanje u obzir propisanih rokova čuvanja.

Kršenje obaveze dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu, za koje je Zakon propisao novčanu kaznu u iznosu od:

Od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
Od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice

Arhivska knjiga demo

Želite da vidite kako aplikacija generiše arhivsku knjigu pre nego što donesete odluku koji softver ćete kupiti. Zakažite besplatnu neobavezujuću prezentaciju sada

Arhivska Knjiga rok za predaju

Obaveza dostavljanja prepisa Arhivske knjige nadležnom arhivu se vrši jednom godišnje do 30. aprila za prethodnu kalendarsku godinu. Datum 30.4.2022. se odnosi na pravna lica koja do donošenja Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti nisu vodila arhivsku knjigu.

Ukoliko se dokumentacija vodi digitalno kroz aplikaciju eKompanija i modula arhivske knjige i delovodnika, elektronska arhivska knjiga obrazac se generiše vrlo jednostavno kroz par klikova.

Najčešće postavljana pitanja

Ako niste našli odgovor i dalje imate pitanje, pisite nam nainfo@ekompanija.com

Kako funkcioniše besplatna probna verzija od 14 dana?

Dobijate neograničen pristup softveru eKompanija kroz našu 14-dnevnu besplatnu probnu verziju, bez ugovora. Čak dobijate i besplatnu podršku putem telefona i e-pošte u slučaju da imate pitanja o podešavanju naloga. Tako je, besplatni probni period vam daje pristup svim našim neograničenim funkcijama fakturisanja, funkcijama troškova, mobilnoj aplikaciji eKompanija, izveštajima o poslovnim finansijama i onoliko naplativih klijenata koliko vam je potrebno. U suštini, dobijate sve funkcije koje su potrebne rastćem biznisu kako bi nastavio da raste.

Šta se dešava nakon mog besplatnog probnog perioda?

Uz besplatnu probnu verziju, eKompaniju možete koristiti besplatno 14 dana. Nakon što probni period istekne, možete birati između nekoliko eKompanija paketa. Ako niste spremni da se pretplatite, nema problema. Ukoliko to želite, Vaše fakture, izvodi, kupci, dobavljači i drugi podaci biće bezbedno uskladišteni u slučaju da kasnije odlučite da nadogradite a ukoliko to želite podaci će biti obrisani. Ako se pitate „koliko košta eKompanija?“ Sve informacije pronađite na Cenovnik stranici.

Da li treba da instaliram neki softver?

Softver eKompanija i sve funkcije eKompanija softvera su 100% zasnovane na vebu, što znači da im možete pristupiti bilo gde. Nije potrebno instalirati softver na vašem računaru. Možete čak da koristite eKompanija softver na svom tabletu. Međutim, ako želite da pristupite softveru eKompanija na svom mobilnom uređaju, moraćete da instalirate besplatnu Android aplikaciju. Vaš nalog će se sinhronizovati sa aplikacijom, tako da je sve što vidite na telefonu isto kao i na desktop verziji.

Da li mogu da vodim više kompanija sa jednom korisničkim nalogom?

Da, možete da vodite više kompanija sa jednim korisničkim nalogom i lozinkom. Kada se ulogujete u Vaš ekompanija nalog, jednostavno možete prebacivati sa jedne kompanje na drugu direktno iz aplikacije bez potrebe da se izlogujete.

Da li su moji podaci bezbedni?

eKompanija štiti vaše lične podatke. Za sigurnost transakcija koristimo protokol Secure Sockets Laier (SSL), koji šifruje sve informacije kao što su informacije o fakturama ili o izvodima koje dobijate od banke. Proces šifrovanja štiti vaše podatke tako što ih šifruje pre nego što nam se pošalju sa vašeg računara. Pored toga, rezervna kopija vaših podataka se pravi automatski, tako da uvek možete da ostanete povezani i ažurni.

Šta podrazumeva besplatna podrška i pomoć oko izrade eFaktura

Uvek vam je na raspolaganju agent tehničke podrške koji se u svakodnevnom radu sa klijentima susreće sa različitim izazovima prilikom izrade eFaktura. Iskustvo koje je naša tehnička pomoć stekla u radu sa preko 3000 kompanija Vam je na raspolaganju svakodnevno i to bez novčane naknade

Šta neograničeni broj faktura znači za moj biznis?

Odlučni smo u tome da ne ograničavamo i ne delimo korisnike po broju faktura. Bez obzira na to da li imate 5 ili 5000 faktura mesečno, cena Vaše licence ostaje ista.

Da li knjigovodja može da pristupi programu?

Komunikacija između knjigovodje i vas nikad nije bila jednostavnija. Ukoliko želite, imate mogućnost da knjigovodji date pristup aplikaciji. Na taj način, knjigovodja besplatno može da preuzme jednu ili više faktura odjednom u .PDF ili .XML formatu i dalje ih proknjiži u svom knjigovodstvenom programu.

Da li je potrebno da proveravam stanje na portalu SEF?

Ne. Nakon registracije u ekommpaniju, naša tehnička podrška će zajedno sa Vama odraditi sva potrebna podešavanja. Sve statuse ili promene na SEF portalu će automatski biti vidljive u aplikaciji iste sekunde.

Da li mogu da unesem šifarnik usluka i robe?

Da, šifarknik možete popuniti ručno ili uvozom šablona uz pomoć naše tehničke podrške.

Da li program obezbeđuje poreska oslobađanja

Da, Aplikacija je u potpunosti usklađena sa zakonom

Da li mogu da unesem IBAN I SWIFT?

Da, moguće je uneti informacija plaćanja kako za devizne tako i za dinarske fakture

Da li mogu da vidim ko nije platio?

Da, možete pratiti statuse plaćanja izlaznih i ulaznih faktura