Elektronske otpremnice predstavljaju digitalnu verziju tradicionalnih papirnih otpremnica koje se koriste u procesu transporta i dostave robe.
U Srbiji, e otpremnice postaju obavezne u skladu sa Zakonom o elektronskim otpremnicama. Prema novim propisima, elektronska otpremnica mora biti korišćena u određenim sektorima i za određene vrste transakcija, kako bi se unapredila efikasnost poslovanja i smanjili administrativni troškovi. Za subjekte javnog sektora obaveza primenjivanja počinje od 01.01.2026.godine, dok će se za subjekte privatnog sektora ovaj zakon primenjivati od 01.10.2027. godine.
Šta su e-otpremnice?
E otpremnica je elektronski dokument koji potvrđuje prevoz i isporuku robe, zamenjujući tradicionalnu papirnu otpremnicu. Ona se koristi za praćenje transporta i prosljeđivanje informacija između svih učesnika u lancu snabdevanja, kao što su prodavci, kupci, prevoznici i druge relevantne strane.
Ko je obavezan da koristi e-otpremnice?
Obaveza slanja e otpremnica odnosi se na sve subjekte koji upravljaju robama, kako u privatnom, tako i u javnom sektoru. Ovo uključuje:
- Subjekte privatnog sektora – Kompanije i preduzetnici koji se bave proizvodnjom, prodajom, distribucijom ili prevozom dobara, obavezni su da koriste elektronske otpremnice za svako kretanje dobara nad kojima imaju pravo raspolaganja, bilo da se radi o prodaji, distribuciji, ili transportu.
- Subjekte javnog sektora – Državne institucije i preduzeća u javnom sektoru, koja upravljaju robama ili vrše transport, takođe moraju slati e otpremnice za svako kretanje dobara kojima raspolažu.
- Operateri prevoza – Prevozničke kompanije ili pojedinci koji vrše prevoz dobara, obavezni su da šalju e otpremnice na osnovu naloga svojih klijenata (nalogodavaca) u procesu prevoza dobara.
Transakcije koje zahtevaju elektrosnke otpremnice
E otpremnica je obavezna za svako kretanje dobara koje nije izuzeto zakonom, uključujući isporuke između preduzeća i prenos akciznih proizvoda.
- Prodaja dobara – Kada kompanija prodaje robu, bilo da je to putem veleprodaje, maloprodaje ili online trgovine, obavezna je da koristi e-otpremnicu kao potvrdu o isporuci robe.
- Distribucija dobara – Kompanije koje se bave distribucijom proizvoda ili robe između skladišta, prodajnih objekata ili krajnjih kupaca moraju koristiti e otpremnice da bi dokumentovale kretanje dobara.
- Prevoz robe – Svaka transakcija koja uključuje transport dobara od prodavca do kupca, ili između različitih lokacija, mora biti praćena e-otpremnicom.
- Uvoz i izvoz – e otpremnice su obavezne za transakcije u vezi sa međunarodnim trgovinskim poslovanjem, uključujući robu koja prelazi granicu, bilo da se radi o izvozu ili uvozu.
- Poslovne transakcije sa javnim sektorom – Kada se robom upravlja ili prevozi za potrebe državnih organa, preduzeća u javnom sektoru takođe moraju koristiti e-otpremnice. Premještaj dobara unutar firme – E-otpremnice se mogu koristiti za praćenje kretanja dobara unutar iste kompanije ili između različitih poslovnih jedinica.
Kako funkcioniše sistem e-otpremnica?
Sistem e-otpremnica omogućava elektronsku razmenu otpremnica između firmi, prevoznika i carinskih organa, čime se smanjuje administrativni rad i ubrzava proces poslovanja. Centralni informacioni posrednik (CIP) je odgovoran za upravljanje tim sistemom. On omogućava slanje, prijem, evidentiranje i čuvanje e-otpremnica u elektronskom formatu. CIP obezbeđuje sigurnost podataka, verifikaciju identiteta učesnika, kao i validaciju poslatih informacija. Takođe, ovaj sistem omogućava automatsko generisanje potrebnih dokumenata i njihovo arhiviranje, čime se doprinosi efikasnosti i transparentnosti celokupnog procesa.
Proces slanja elektronskih otpremnica
Pošiljalac je dužan da pošalje elektronsku otpremnicu najkasnije pre početka kretanja dobara. Ovaj korak osigurava da je e otpremnica registrovana pre nego što roba napusti skladište ili drugi prostor pošiljaoca, kako bi bilo moguće pratiti i proveriti tok dobara.
Elektronska otpremnica mora biti u skladu sa zakonodavstvom i poslata putem odgovarajućeg sistema, koji omogućava njeno praćenje od strane svih relevantnih stranaka (pošiljalac, primalac, prevoznik, inspekcija).
Prevoznik, dužan je da preko sistema preuzme elektronsku otpremnicu kako bi je mogao koristiti u postupku nadzora. Prevoznik je, dakle, obavezno uključeni akter u procesu, jer bez njegove uloge u prenosu robe, elektronska otpremnica ne može biti validirana za postupke inspekcije ili drugih nadzornih organa.
Ako prevoznik nije korisnik sistema (što znači da ne koristi elektronske sisteme za razmenu dokumenata), pošiljalac je dužan da priloži odštampani spoljni prikaz e-otpremnice zajedno sa elektronskom verzijom najkasnije pred početak kretanja dobara. Ovo je izuzetni slučaj, koji omogućava da se proces sprovede čak i kada sistem nije u potpunosti dostupan svim učesnicima.
Primalac e-otpremnice mora potvrditi fizički prijem dobara najkasnije tri radna dana nakon što roba bude preuzeta. Ova potvrda predstavlja ključnu tačku u verifikaciji da su dobra stvarno isporučena i primljena od strane kupca.
Ukoliko primalac ne potvrdi prijem u ovom vremenskom okviru, elektronska otpremnica prestaje da važi nakon 30 dana od početka kretanja dobara, što znači da će dokument biti nevažeći i neće imati pravnu snagu za dalje postupke.
Čuvanje i arhiviranje e-otpremnica
Prema zakonodavstvu, subjekti javnog sektora u Srbiji obavezni su da čuvaju e-otpremnice trajno, što znači da moraju čuvati sve elektronske poslovne dokumente, uključujući e-otpremnice, bez vremenskih ograničenja. S druge strane, privatni sektor ima obavezu da čuva e-otpremnice najmanje 10 godina od datuma njihove izdaje. Ove obaveze imaju za cilj osiguranje transparentnosti, pravne sigurnosti i efikasne kontrole svih poslovnih transakcija, kako bi se omogućila inspekcija, revizija i drugi nadzorni postupci.
Najčešće postavljana pitanja
Kada se koristi papirna verzija e-otpremnice?
Papirna verzija e-otpremnice koristi se u specifičnim slučajevima kada prevoznik nije korisnik sistema za elektronsku razmenu dokumenata, kao što je definisano zakonom. U tom slučaju, pošiljalac je dužan da priloži odštampani spoljni prikaz e-otpremnice uz elektronsku verziju.
Da li postoje kazne za nepoštovanje zakona o e-otpremnicama?
Da, postoje kazne za nepoštovanje zakona o e-otpremnicama. Zakonodavstvo Republike Srbije predviđa sankcije za subjekte koji ne poštuju obaveze u vezi sa elektronskim poslovnim dokumentima, uključujući e-otpremnice. Kazne mogu biti izrečene u nekoliko situacija
Kada e-otpremnice postaju obavezne?
E-otpremnice će postati obavezne za subjekte javnog sektora u Srbiji od 1. januara 2026. godine, dok će za subjekte privatnog sektora ova obaveza stupiti na snagu od 1. oktobra 2027. godine.
Da li se elektronska otpremnica može odbiti?
Elektronska otpremnica se ne može odbiti, ali pošiljalac može da je stornira pre nego što primalac potvrdi prijem. Takođe, e-otpremnica prestaje da važi ako primalac ne potvrdi prijem u roku od 30 dana.
