Šta je profaktura?

U poslovnom svetu, jedan od dokumenata koji se koristi jeste i profaktura. Profaktura se često naziva i predračun ili predračunski račun. Pa ako se bavite poslovanjem treba da znate i ulogu profakture u poslovanju, kao i njenu razliku u odnosu na fakturu.

Dakle, šta je to profaktura? Najkraće - profaktura je dokument koji se izdaje pre konačnog izdavanja faktura i ona prvenstveno služi informisanju klijenta o uslovima transkacije. Profakture se ne knjiže, niti se na njih obračunava PDV i nisu obavezujuće za strane u ugovoru.

Profakture tako pružaju potencijalnom kupcu detalje o planiranim transakcijama ili uslugama.

Odnosno, profakture prikazuju klijentu iznos za plaćanje i pružaju sve značajne informacije o proizvodima ili uslugama koje se nude.

Ali hajde da vidimo i druge bitne detalje koje je potrebno znati o profakturama i šta je još razlika između faktura i profaktura.

Šta je profaktura i faktura, koja je razlika?

Prva stvar, naravno, koju je potrebno definisati je šta profaktura i faktura imaju, odnosno nemaju zajedničko.

Dakle, glavna razlika je da se profaktura smatra predračunom, a faktura računom. Profaktura predstavlja poslovnu ponudu koja je moguća u budućnosti, a koja ne obavezuje kupca.

Profaktura se inače na engleskom zove pro-forma invoice, dok je faktura samo invoice. Dakle, profaktura je, u slobodnom prevodu na srpski, tek pro forma faktura. Zato profaktura obično sadrži elemente fakture i ista joj je forma kao i kod fakture.

Profaktura na primer obično sadrži sledeće informacije:

• o proizvodima ili uslugama
• njihovim cenama
• količinama
• ukupnom iznosu za plaćanje
• rokovima i drugim relevantnim podacima.

Ali pošto klijent nije u obavezi da plati ni knjiženje profaktura nije obavezno i nema ni neke druge pravne obaveze.

Za šta se koriste profakture?

Treba da znate da pošto profaktura nema pravnu obavezu ona se često koristi za pregovore, dogovore i pripremu za buduće transakcije. Na taj način kroz profakturu, prodavac ili pružalac usluga može transparentno prikazati sve aspekte poslovnog aranžmana i omogućiti kupcu da se bolje informiše o očekivanim troškovima i uslovima.

S druge strane, kupci imaju koristi od profakture jer im omogućava da dobiju sve potrebne informacije o proizvodima ili uslugama pre nego što se obavežu na kupovinu. Na taj način, kupac može da donese informisane odluke, uporedi ponude i proceni da li je predloženi aranžman u skladu s njegovim potrebama i budžetom.

Profakatura tako pruža uvid u dogovorene uslove i cenovnik koji će se naći na konačnoj fakturi, ako se konačna transakcija sprovede. Tako da oba ova dokumenta treba da budu usklađena kako bi se izbegli eventualni nesporazumi ili sporovi u budućnosti.

Profaktura predstavlja neophodan i koristan obrazac u poslovnom svetu. Ona omogućava prodavcima da transparentno prikažu svoje ponude i uslove, dok kupcima pruža uvid u detalje potencijalne kupovine.

Profaktura omogućava prodavcima da jasno komuniciraju svoje ponude, definišu uslove plaćanja i olakšaju pregovore s potencijalnim klijentima. Ona njima pomaže i da planiraju svoje zalihe i usklađuju proizvodnju ili usluge sa zahtevima kupaca.

Kada izdajem fakturu, a kada profakturu?

Jedna od glavnih razlika između fakture i profakture je u vremenu izdavanja.

Profaktura se izdaje pre obavljenog poslovnog događaja kao dokument koji najavljuje buduću transakciju. A faktura se izdaje nakon obavljene poslovne transakcije. Profaktura tako ima značenje da ’najavi’ transakcije. I ako se ona prihvati od strane klijenta tek onda se izdaje faktura.

Faktura time postaje službeni dokument koji se koristi za evidentiranje i potvrdu transakcije između prodavatelja i kupca. U pitanju je krajnji dokument transakcije, dok je predračun profaktura.

Profaktura ili faktura mogu se izdati papirno ili elektronski.

Razlike između avansne fakture i fakture

Treba da znate da postoje i slučajevi kada se uplata može desiti i pre nego što se izvrši usluga ili isporuči roba i tada se radi o avansnom plaćanju.

Avansne fakture su uvrštene u knjiženje i firme koje su u sistemu poreza na dodatu vrednost imaju obavezu da izdaju i ovakve fakture. Na osnovu avansnog računa vrši se obračun poreza na dodatu vrednost na avansnu uplatu.

A treba da znate da profaktura i avansna faktura nisu ista vrsta dokumenta.

Avansna faktura se koristi kada prodavac zahteva plaćanje unapred od kupca, pre nego što se roba isporuči ili usluga pruži.

Profaktura se izdaje pre obavljenog poslovnog događaja kao preliminarna ponuda, dok se avansna faktura izdaje nakon dogovora, ali pre isporuke robe ili usluge.

Nakon što je avansna faktura izdata, kupac treba izvršiti plaćanje kako bi se ispunili dogovoreni uslovi pre isporuke robe ili pružanja usluge.

Ko može da izdaje profakturu?

Profakturu može izdati svako pravno lice koje pruža određenu robu ili usluge.

Ovo može da bude preduzeće, trgovac, dobavljač ili bilo koja druga organizacija ili pojedinac koji nudi svoje proizvode ili usluge drugima.

Izdavanje profakture omogućava prodavcu da pruži cenovnu ponudu i uslove potencijalnom kupcu.

Treba da znate da se profakture ne izdaju preko sistema elektronskih faktura, jer predstavljaju ponudu za transakciju i nisu zahtev za isplatu. Ako se profaktura prihvati subjekat onda preko sistema e-faktura treba da izda elektronsku fakturu na osnovu profakture.

Na sajtu elektronskih faktura Ministarstva finansija Republike Srbije nalaze se instrukcije za plaćanje po profakturi (ponudi) i načinu na koji treba da se obeleže fakture u ovom slučaju.

Za slučaj da imate pitanja ili vam je potrebno pojašnjenje u vezi sa profakturama i fakturama možete uvek da nas kontaktirate. Obrazac za kontakt eKompanije se nalazi na ovom linku.