Zakon o arhivskoj građi | Arhivska građa i preduzetnici

U ovom tekstu preduzetnici će saznati sve što treba da znaju o zakonu o arhivskoj građi, uključujući obaveze čuvanja, arhiviranja i uništavanja poslovnih dokumenata. Biće objašnjeno koji dokumenti spadaju u arhivsku građu, koje su posledice nepoštovanja zakona, kao i kako da pravilno upravljaju poslovnom dokumentacijom u skladu sa važećim propisima. Ključna reč je "arhivska građa". Ako Vašim dejstvom nastaje arhivska građa, Vi ste u obavezi da poštujete i zakon o arhivskoj građi Republike Srbije, iako se trenutno zakonom sankcionišu samo pravna lica, bez obzira na to da li su ona deo javnog ili privatnog sektora.

Uvod u Zakon o arhivskoj građi: Šta preduzetnici treba da znaju

Zakon o arhivskoj građi regulira način čuvanja, upotrebe i uništavanja svih vrsta dokumentacije koja ima istorijski, kulturni ili pravni značaj. Arhivska delatnost obuhvata sve aktivnosti vezane za prikupljanje, organizovanje, zaštitu i dostupnost tih dokumenata, kako bi se očuvala njihova dugoročna vrednost.

Arhivska građa, s druge strane, predstavlja sve dokumente i materijale koji imaju trajnu vrednost, bilo zbog istorijskog, kulturnog, naučnog ili pravnog značaja, te je njihovo čuvanje i zaštita od presudne važnosti za očuvanje kulturnog nasleđa. Budući da je primena zakona počela u februaru 2021. godine (“Sl.glasniku Republike Srbije”, br.6), s obzirom na specifičnost regulative, verovatno je bilo i izazova u implementaciji u praksi.

Zakon takođe postavlja okvir za osnivanje i rad arhiva, kao i regulisanje prava na pristup arhivskoj graći. Takođe, propisuje odgovornosti različitih institucija, ali i prava građana u vezi sa uvidom u arhivsku građu. Za preduzetnike, iako možda nisu direktno obavezani određenim odredbama ovog zakona, poznavanje njegovih osnovnih principa je ključno. Razumevanje pravilnog upravljanja dokumentacijom ne samo da pomaže u izbegavanju potencijalnih pravnih problema, već doprinosi i efikasnijem poslovanju.

Na primer, pravilno arhiviranje poslovnih dokumenata može omogućiti lakši pristup važnim informacijama u budućnosti, olakšati kontrolu i reviziju poslovnih aktivnosti, te zaštititi preduzetnika od nepredviđenih posledica propuštanja rokova ili neadekvatnog čuvanja podataka.

Ko su obveznici Zakona: Da li se preduzetnici ubrajaju?

Prema Zakonu o arhivskoj građi, stvaraoci i imaoci arhivske građe su sve pravne i fizičke osobe koje proizvode, prikupljaju ili poseduju dokumente koji imaju trajnu vrednost. To uključuje, ali nije ograničeno na, javne institucije, državne organe, preduzetnike, privredna društva, organizacije i sve druge subjekte koji generišu dokumentaciju od značaja za istoriju, pravo ili kulturu.

Da li preduzetnici spadaju u ovu kategoriju? Odgovor zavisi od vrste i značaja dokumentacije koju preduzetnik stvara. U suštini, preduzetnici ne moraju nužno arhivirati svaki dokument koji nastane tokom poslovanja, ali moraju biti svesni koji dokumenti podležu zakonu i koji imaju dugoročnu vrednost. Kroz pravilno upravljanje dokumentacijom, preduzetnici mogu smanjiti rizik od pravnih problema i osigurati da ispunjavaju svoje zakonske obaveze prema arhivskoj građi.

Tumačenje zakona može se razlikovati od regiona do regiona. Na primer, u nekim državama i opštinama, zakonodavstvo može precizirati da se preduzetnici koji posluju u specifičnim industrijama (kao što su bankarstvo, medicinska industrija ili javne nabavke) moraju striktno pridržavati pravila arhiviranja. U drugim slučajevima, kada preduzetnik ne posluje u takvim specifičnim oblastima, može se očekivati manja primena zakonskih normi u pogledu arhiviranja dokumentacije, ali oni i dalje moraju postupati u skladu sa osnovnim zakonodavstvom o čuvanju podataka.

Obaveze preduzetnika prema Zakonu o arhivskoj građi

Preduzetnici imaju jasne obaveze u pogledu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe, i to ne samo iz pravnih, već i iz poslovnih razloga. Osim što Zakon o arhivskoj građi zahteva da se poštuju rokovi čuvanja i sigurnost dokumentacije, pravilno upravljanje arhivskom građom pomaže preduzetnicima da očuvaju ključne informacije za buduće potrebe, revizije i kontrole. Sprovođenjem ovih obaveza, preduzetnici mogu osigurati da njihovo poslovanje bude u skladu sa zakonskim normama, ali i da obezbede zaštitu svojih podataka i dokumentacije.

Evo koje su konkretne obaveze preduzetnika:

1. Donošenje opštih akata o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe. Preduzetnici moraju doneti opšte akte koji definišu interne procedure za evidenciju, klasifikaciju, arhiviranje i čuvanje dokumentacije koja se smatra arhivskom građom. Ovi akti obuhvataju:

• Definisanje kriterijuma koji dokumenti spadaju u arhivsku građu i koji imaju trajnu vrednost.
• Uspostavljanje sistema klasifikacije, kako bi dokumenti bili pravilno raspoređeni i lako dostupni za buduću upotrebu.
• Postupci arhiviranja, uključujući fizičko ili digitalno čuvanje dokumenata, u zavisnosti od vrste građe (npr. papirna, elektronska).
• Način čuvanja – kako se dokumenti moraju zaštititi od oštećenja, gubitka ili pristupa neovlašćenih osoba.
• Ovi opšti akti moraju biti usklađeni sa zakonodavstvom i praksama propisanim Zakonom o arhivskoj građi, ali i sa internim potrebama preduzetnika.

2. Vođenje arhivske knjige i njeno dostavljanje nadležnom arhivu

Preduzetnici koji poseduju arhivsku građu imaju obavezu da vode arhivsku knjigu. Arhivska knjiga je evidencija svih dokumenata koji se smatraju arhivskom građom, sa informacijama o: vrsti dokumenta, datumu nastanka i rokovima čuvanja, statusu dokumenta (da li je još uvek aktivan, da li je već prešao rok čuvanja ili je uništen) i kategoriji arhivske građe prema propisima.

Arhivsku knjigu preduzetnici treba da čuvaju, a u određenim slučajevima – kada je to zahtevano zakonom – ovu knjigu treba dostaviti nadležnom arhivu, kako bi se obezbedilo pravilno upravljanje i očuvanje dokumentacije.

3. Obezbeđivanje odgovarajućeg prostora i opreme za čuvanje građe

Zakon o arhivskoj građi propisuje da preduzetnici moraju obezbediti odgovarajući prostor i opremu za čuvanje arhivske građe. To podrazumeva:

• Prostorije sa odgovarajućim uslovima za čuvanje (npr. temperatura, vlažnost) kako bi se sprečilo oštećenje dokumenata. Ove prostorije moraju biti sigurne i omogućiti zaštitu od oštećenja ili gubitka (npr. od požara, poplave ili krađe).
• Oprema za fizičko čuvanje dokumenata, kao što su polica, ormari sa ključem, sefovi, kutije, te odgovarajuće digitalne opreme za elektronske dokumente (npr. serveri ili eksterne memorije).
• Kontrola pristupa – preduzetnici moraju obezbediti da samo ovlašćeni radnici ili osobe imaju pristup arhivskoj građi, kako bi se sprečila neovlašćena upotreba ili gubitak podataka.

4. Izrada liste kategorija arhivske građe sa rokovima čuvanja

Preduzetnici imaju obavezu da izrade listu kategorija arhivske građe sa jasno definisanim rokovima čuvanja za svaki tip dokumentacije. Ova lista obuhvata sve vrste dokumenata koje preduzetnik stvara i obuhvata periodičnu procenu njihovih vrednosti. Lista treba da bude usklađena sa relevantnim zakonima i propisima, kao i sa pravilima o zaštiti podataka.

U praksi, rokovi čuvanja se obično kreću od 3 do 10 godina, zavisno od vrste dokumenta, a nakon isteka roka dokumenti se mogu uništiti, ako nemaju nikakvu trajnu vrednost.

Rokovi i kazne: Šta preduzetnici treba da znaju

Za preduzetnike, razumevanje i pridržavanje rokova i obaveza koje zahteva Zakon o arhivskoj građi ključni su za izbegavanje kazni i drugih posledica. Iako novčane kazne mogu biti značajne, posledice u vidu reputacije, gubitka poslovnih mogućnosti ili pravnih problema mogu biti još ozbiljnije. Pravilno upravljanje dokumentacijom i arhivskom građom ne samo da pomaže u izbegavanju tih kazni, već i doprinosi organizaciji, efikasnosti i zakonitosti poslovanja. Ključni rokovi za ispunjavanje obaveza su:

• Rok za dostavljanje arhivske knjige - Preduzetnici koji poseduju arhivsku građu obavezni su da dostave arhivsku knjigu nadležnom arhivu. Ovaj rok je obično 30. April svake godine, i odnosi se na izvještaj o stanju arhivske građe koju preduzetnik čuva. Arhivska knjiga sadrži podatke o svim dokumentima koji se smatraju arhivskom građom, sa informacijama o vrsti građe, rokovima čuvanja i statusu tih dokumenata (da li su još uvek u upotrebi ili su prošli rok čuvanja).
• Rokovi čuvanja dokumentacije - Svaka vrsta arhivske građe ima propisane rokove čuvanja, koji se mogu kretati od nekoliko godina (3-10 godina) do trajnog čuvanja. U praksi, to znači da preduzetnici moraju redovno obnavljati evidenciju o svojoj arhivskoj građi i obezbeđivati da se svi rokovi poštuju.
• Rokovi za uništavanje dokumentacije - Nakon što dokumentacija pređe rok čuvanja, preduzetnici su dužni da unište dokumente koji više nemaju pravnu, istorijsku ili kulturnu vrednost. Ovaj postupak mora biti sproveden u skladu sa procedurama koje utvrđuje Zakonom o arhivskoj građi, a preduzetnici moraju obezbediti potvrdu o uništavanju tih dokumenata, ukoliko to bude potrebno.

Kazne za nepoštovanje zakona

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti predviđa određene kazne za preduzetnike i druge subjekte koji ne poštuju svoje obaveze u vezi sa arhivskom građom. Kazne mogu biti novčane ili druge vrste sankcija, zavisno od težine prekršaja. Neki od ključnih prekršaja i sankcija prema Zakonu mogu uključivati:

1. Novčane kazne za fizička i pravna lica

Novčane kazne za preduzetnike mogu varirati, a okvir kazni predviđa različite iznose u zavisnosti od težine prekršaja i kretati se od 5.000 do 150.000dinara. Za pravna lica, kazne mogu biti značajnije nego za fizička lica, i to od 50.000 do 2.000.000 dinara.

2. Oduzimanje prava na obavljanje arhivske delatnosti

Ako preduzetnik ili organizacija kontinuirano ne ispunjava obaveze u vezi sa arhivskom građom, može doći do oduzimanja prava na obavljanje delatnosti koja podrazumeva rad sa arhivskom građom. Ova sankcija je ozbiljna, jer može onemogućiti dalji rad u određenoj oblasti ili industriji.

3. Obaveza nadoknade štete

Ako nepoštovanje zakona dovede do gubitka ili oštećenja arhivske građe, preduzetnik može biti obavezan da nadoknadi štetu. To uključuje naknadu za uništavanje, oštećenje ili gubitak arhivske građe, što može uključivati velike novčane iznose, u zavisnosti od vrednosti i značaja oštećene građe.

4. Prekršajni postupci i druge sankcije

Za ozbiljnije ili ponovljene prekršaje, mogu se pokrenuti prekršajni postupci, što može dovesti do dodatnih sankcija. To može uključivati privremene ili trajne zabrane rada u određenim oblastima koje uključuju rad sa dokumentacijom i arhivima.

Zakon o arhivskoj građi ima za cilj da obezbedi dugoročno očuvanje istorijske, pravne i kulturne baštine, pa se iz tih razloga kazne smatraju opravdanim sredstvom za podsticanje poštovanja pravilnosti i odgovornosti u vezi sa arhivskom građom.

Ako se bavite poslovanjem koje uključuje rad sa arhivskom građom ili ste u industriji koja ima takve obaveze, uvek je preporučljivo pratiti sve obaveze i izbegavati propuste koji bi mogli dovesti do kazni ili drugih posledica.

Elektronsko arhiviranje: Nova pravila i obaveze

U današnjem digitalnom okruženju, e arhiviranje (elektronsko arhiviranje) postaje ključna komponenta svakog poslovanja. Zakon o arhivskoj građi, u skladu sa savremenim trendovima i potrebama digitalizacije, sve više prepoznaje značaj elektronskih dokumenata i pruža smernice za njihovo pravilno čuvanje, arhiviranje i zaštitu jer imaju istu pravnu vrednost kao i fizički dokumenti.

Preduzetnici koji koriste elektronske sisteme za upravljanje dokumentacijom moraju biti upoznati sa zakonodavstvom koje reguliše elektronsko arhiviranje i kako se ono primenjuje u njihovom poslovanju.

E arhiviranje: Nova pravila i obaveze, podrazumevaju:

• Pravilno vođenje elektronskih arhiva: Dokumentacija sa trajnom vrednošću mora biti čuvana u skladu sa tehničkim standardima, obezbeđujući njenu autentičnost i integritet.
• Digitalizacija fizičkih dokumenata: Fizički dokumenti mogu se digitalizovati, ali proces mora osigurati kvalitet i verodostojnost kopija koje postaju pravno prihvaćeni dokumenti.
• Pristup arhivskoj građi: Elektronski arhivi moraju omogućiti bezbedan pristup korisnicima, uz zaštitu privatnosti i podataka.
• Pravna validnost: Elektronski dokumenti imaju istu pravnu snagu kao fizički, uz primenu elektronskog potpisa i sigurnosnih mera.
• Sigurnost podataka: Zaštita podataka mora biti obezbeđena primenom kriptografije i sigurnosnih kopija.
• Integracija sa nacionalnim arhivskim sistemom: Elektronski arhivi moraju biti u skladu sa propisima koji omogućavaju integraciju u nacionalni sistem arhiva.

Ove obaveze omogućavaju efikasno upravljanje i očuvanje elektronske arhivske građe, uz sigurnost, dostupnost i pravnu validnost podataka.

Regionalne razlike u primeni zakona

Iako Zakon o arhivskoj građi predstavlja jedinstveni okvir za sve preduzetnike u zemlji, njegova primena može značajno varirati u zavisnosti od regiona i nadležnog arhiva. Različiti arhivi mogu tumačiti odredbe zakona na specifične načine, što može uticati na obaveze preduzetnika i način na koji oni upravljaju arhivskom građom.

Razumevanje ovih regionalnih razlika je ključno za preduzetnike kako bi se uskladili sa zakonodavstvom i izbegli nesuglasice s nadležnim institucijama. Ove razlike mogu uticati na brzinu i efikasnost primene zakona širom zemlje.

• Različiti resursi i kapaciteti: Neke regije mogu imati bolje razvijene arhivske infrastrukture i tehnološke kapacitete za implementaciju zakona, dok u drugim područjima može biti izazova zbog manjka sredstava i obuke.
• Pristup i edukacija: Razlike u obuci i informisanju o zakonu mogu dovesti do neujednačene primene, posebno u manjim mestima i ruralnim područjima.
• Digitalizacija i infrastruktura: Veće i razvijenije regije često imaju bolje sisteme za digitalizaciju i elektronsko arhiviranje, dok u manjim sredinama proces može biti sporiji ili manje efikasan.
• Nadzor i implementacija: U nekim delovima zemlje može biti bolji nadzor i stroža primena zakona, dok druge regije mogu imati slabiju kontrolu i manju disciplinu u sprovođenju propisa.

Praktični saveti za usklađivanje sa zakonom

Usklađivanje sa Zakonom o arhivskoj građi može delovati kao izazov, ali uz nekoliko konkretnih karaka, preduzetnici mogu efikasno ispuniti svoje obaveze i izbeći moguće probleme. Evo kako možete povesti brigu o arhivskoj građi i uskladiti svoje poslovanje sa zakonom:

• Obezbedite odgovarajući sistem za arhiviranje: Implementirajte softverska rešenja koja zadovoljavaju tehničke standarde za elektronsko arhiviranje i čuvanje podataka.
• Digitalizujte dokumente sa trajnom vrednošću: Osigurajte digitalizaciju fizičkih dokumenata, ali obavezno primenjujte standarde za očuvanje verodostojnosti i autentičnosti.
• Redovno obučavajte zaposlene: Organizujte obuke za sve zaposlene koji rade sa arhivskom građom kako bi se pridržavali zakonskih propisa.
• Pratite rokove za čuvanje dokumentacije: Budite u toku sa rokovima za čuvanje, uništavanje ili digitalizaciju dokumenata, kako bi izbegli prekršaje.
• Osigurajte zaštitu podataka: Implementirajte sigurnosne mere, uključujući backup sisteme i kriptografiju, kako bi zaštitili elektronske arhive.
• Saradnja sa nadležnim arhivama: Redovno dostavljajte arhivsku građu nadležnim institucijama i sarađujte sa državnim arhivima kako biste osigurali usklađenost sa zakonodavstvom.
• Prilagodite poslovnu politiku: Uključite usklađivanje sa Zakonom u internu politiku upravljanja dokumentacijom, kako bi se izbegli rizici od kazni.

Ove mere će vam pomoći da na sistematičan način ispunite sve zakonske obaveze i postavite temelje za dugoročno usklađivanje sa Zakonom o arhivskoj građi.

Najčešća pitanja (preduzetnika) o Zakonu o arhivskoj građi

Da li su svi preduzetnici obavezni da vode arhivsku knjigu?

Ne, nisu svi preduzetnici obavezni da vode arhivsku knjigu, ali obaveza zavisi od vrste poslovanja i kategorije arhivske građe koju preduzetnici stvaraju. Prema Zakonu o arhivskoj građi, preduzetnici koji stvaraju, čuvaju ili koriste arhivsku građu obavezni su da vode arhivsku knjigu i pravilno evidentiraju sve relevantne dokumente. Međutim, postoje specifični uslovi pod kojima se ova obaveza primenjuje. Preduzetnici koji nemaju obavezu da vode arhivsku knjigu su oni koji vode jednostavno poslovanje i koji nisu u obavezi da čuvaju dokumentaciju sa trajnom vrednošću, poput preduzetnika koji nisu u sistemu PDV-a ili koji imaju minimalne poslovne aktivnosti. Međutim, čak i u tim slučajevima, moraju voditi evidenciju o poslovnoj dokumentaciji koja je zakonski obavezna, jer nepravilno čuvanje ili uništavanje ovih dokumenata može dovesti do ozbiljnih posledica.

Šta se dešava ako preduzetnik ne ispuni obaveze iz Zakona o arhivskoj građi?

Ako preduzetnik ne ispuni obaveze koje zahteva Zakon o arhivskoj građi, može biti sankcionisan novčanim kaznama i prekršajnim postupcima. Takođe, može se suočiti s odgovornošću za oštećenje ili uništavanje arhivske građe. Na primer, ako preduzetnik ne arhivira dokumente sa trajnom vrednošću ili uništi arhivsku građu bez odobrenja, može biti kažnjen zbog nepoštovanja zakonskih propisa.

Koje su najčešće greške preduzetnika u vezi sa arhiviranjem?

Iako Zakon o arhivskoj građi postavlja jasne smernice za preduzetnike, mnogi se suočavaju sa poteškoćama u pravilnom vođenju i čuvanju arhivske građe. Greške u vezi sa arhiviranjem mogu imati ozbiljne posledice, uključujući novčane kazne, gubitak važnih dokumenata, pa čak i pravne probleme. Da bi izbegli ove greške, preduzetnici treba da usklade svoje poslovanje sa Zakonom o arhivskoj građi, razviju jasnu politiku arhiviranja, edukuju zaposlene i koriste savremene tehnologije za sigurnu i efikasnu zaštitu dokumentacije.