U prethodnom blogu mogli ste da pročitate šta je sve potrebno da uradite kako biste se prijavili na SEF i povezali ga sa svojim nalogom na eKompanija aplikaciji.
Sada Vam donosimo detaljno uputstvo koje će Vam pomoći da napravite svoju prvu elektronsku fakturu.
Sjajna stvar je u tome što ne morate više da tragate na APR, NBS ili drugim sajtovima kako biste pronašli sve podatke pravnog lica kojem izdajete fakturu, jer eKompanija aplikacija to radi umesto Vas.
No, hajdemo iz početka.
Pretpostavimo da ste povezali svoje naloge na SEF i eKompanija sistemima.
Izrada e-fakture
Ideja sistema eKompanije jeste da u nekoliko klika kreirate svoju izlaznu fakturu, koja će automatski biti sačuvana i na eKompanija nalogu i u SEF sistemu, te biti poslata pravnom licu koji je korisnik Vašeg proizvoda ili usluge.
Ulogujte se na nalog eKompanije i potražite opciju naziva „Izlazne fakture“ glavnog menija. Otvoriće se novi prozor gde je potrebno da odaberete dugme „Unesi“ koje se nalazi u gornjem desnom uglu.
Budući da su podaci Vaše firme automatski popunjeni, odmah prelazite na popunjavanje podataka kupca, jednostavnim iskucavanjem naziva kupca u polje. eKompanija je povezana sa podacima Narodne Banke Srbije, te će po nazivu koji ste uneli u za to predviđeno polje, automatski popuniti i ostale podatke kupca, kao što su adresa, Pib i matični broj.
Odaberite pravilo za generisanje broja računa.
Potom prelazite na popunjavanje „Stavki“ Vaše nove e-fakture. Postavite kursor na polje za unos šifre ili naziva i počnite ispisivanje željene stavke računa, ranije uvezene u nalog eKompanije. Sa desne strane se otvara prozor sa izborom traženog proizvoda ili usluge. Potvrdite stavku na dugme „Dodaj na račun“.
Potom iz padajućeg menija odaberite magacin koji želite da zadužite za stavku sa računa. Opcija magacin je proizvoljna.
U donjem desnom uglu odaberite dugme „sačuvaj“.
I to je to kada govorimo o samom popunjavanju fakture. Dakle, automatski se popunjavaju podaci Vaše kompanije, komitenta, iznosa PDV-a (ukoliko obračunavate PDV), ukupan iznos, datum valute plaćanja. Vaše je samo da upišete proizvod/uslugu i količinu.
Sada je potrebno da napravljenu e-fakturu pošaljete.
Slanje e-fakture komitentu
Nakon što ste sačuvali kreiranu e-fakturu, automatski se vraćate na poredak svih izlaznih faktura, dok Vam se u donjem desnom uglu pojavljuje obaveštenje da je e-faktura uspešno kreirana. Poslednje pravljena e-faktura uvek je prva na spisku.
U liniji tražene fakture, klikom na plavi simbol za slanje, e-faktura je uspešno poslata na SEF, kao i pravnom licu kojem je namenjena.
I u SEF aplikaciji možete izvršiti pregled detalja poslate e-fakture.
Poslatu fakturu, Vaš klijent će automatki videti na svom profilu SEF aplikacije, u stavci „nabavka“. Po pregledu fakture, komitent može da odabere opciju Odobri ili odbaci.
Kada pravno lice odobri primanje fakture, Vama se u okviru naloga ekompanije automatski pojavljuje obaveštenje da je Izlazni račun promenio status u odobreno.
Ukoliko iz bilo kog razloga želite da stornirate odobrenu fakturu, to ćete uraditi klikom na slovo „S“ gde potom ručno unosite broj storno fakture i storno komentar. Storno podatke potvrđujete na plavo dugme naziva „DA“. U donjem desnom uglu dobijate obaveštenje da je efaktura uspešno stornirana. Isto obaveštenje se pojavljuje u okviru sef naloga pravnog lica, kojem ste stornirali fakturu.
Kreiranje i slanje e-faktura putem eKompanije je automatizovano, brzo i precizno.
Uskoro ćete moći da kreirate svoje efakture i putem mobilne aplikacije, te će administracijski posao biti još brži i lakši nego što je sada, a sistem naplate izvesniji.
Za detaljno video uputsvo izrade e-fakture, možete pogledati naš YouTube kanal.
Biće teško zamisliti da više nismo u obavezi da štampamo fakturu u nekoliko primeraka, kako za ličnu arhivu, tako ni za knjigovođu, ni za klijenta. Sistem elektronskog fakturisanja obuhvata ne samo izradu, primanje i slanje e faktura, već i evidentiranje obračuna PDV, koji će biti moguć samo i isključivo na osnovu e faktura. Važno je početi sa primenom Zakona u predviđenom roku, jer u uprotnom slede novčane kazne svim subjektima javnog i privatnog sektora koji ne ispoštuju proceduru vezanu za elektronsko fakturisanje.
Ministarstvo finansija je osmislilo informatičko tehnološko rešenje putem kojeg će se vršiti slanje, primanje i skladištenje elektronskih faktura. Napominjemo da elektronska faktura NIJE faktura poslata putem email adrese, već isključivo ona koja je poslata uz pomoć informacionog posrednika ili direktno putem Sistema elektronskih faktura. Elektronske fakture se šalju u .xml formatu, a ne kako je do sada bila praksa, u .doc ili .pdf
Sa novim Zakonom o uvođenju elektronskih faktura, pojavile su se i mnoge nedoumice sa kojima se sreću vlasnici malih, srednjih i velikih preduzeća. Najčešća pitanja odnose se na samu primenu zakona:
• Ko je u obavezi da izdaje e fakture,
• Koji je krajnji rok za pristupanje sistemu elektronskog fakturisanja,
• Koji softveri i tehnička rešenja su neophodni za sprovođenje zakona,
• Koliki trošak iziskuje sistem e fakturisanja.
U prethodnom članku smo pisali o pojedinostima aktuelnog zakona, a sada donosimo odgovore na najčešća pitanja vezano za njegovu primenu.