Zakon o elektronskom fakturisanju – šta treba da znate

Početkom 2023. godine Zakonom o elektronskom fakturisanju je uređeno e-fakturisanje u Srbiji. Nakon što je donet 1. maja 2022. ovaj zakon je prošao kroz tri faze:

• 1. maja 2022. javni sektor je uveden u međusobne elektronske transakcije, kao i privatna preduzeća kada izdaju fakturu javnom sektoru.
• 1. jula 2022. javni sektor je počeo da izdaje e-fakturu privatnom sektoru.
• 1. januara 2023. ovaj zakon se počeo potpuno primenjivati i u čitavom privatnom sektoru

Pošto je uvedena treća, i poslednja faza, korisno je videti do kada je rok za prelazak na e fakture i koji su najznačajniji elementi ovog zakona koje treba da znate.

Osnovni pojmovi Zakona o elektronskom fakturisanju

Novi zakon o elektronskom fakturisanju uređuje sve transakcije e-faktura koje se odnose na subjekte i javnog i privatnog sektora u Srbiji. Ovaj zakon uređuje upravljanje svim elektronskim fakturama izdatim u Srbiji. Svi subjekti javnog sektora su obavezni korisnici ovog sistema. Kada je u pitanju privatni sektor obavezni subjekti su oni koji su u sistemu PDV-a države Srbije. Subjekti koji nisu u sistemu PDV-a Srbije mogu dobrovoljno izabrati da postanu deo ovog sistema. I u tom slučaju oni su onda u obavezi da koriste ovaj sistem dve godine. Svi korisnici i iz javnog i privatnog sektora (obavezni i dobrovoljni) su dostupni u javnoj listi korisnika sistema e-faktura.

Zakon o elektronskom fakturisanju Ministarstva finansija sem subjekata transakcije određuje i dve vrste posrednika pri elektronskom fakturisanju.

Centralni informacioni posrednik je subjekat koji potiče iz ministarstva finansija i nadležan je da upravlja sistemom za elektronsko fakturisanje i snosi odgovornost za ispravno funkcionisanje ovog sistema.

Zakon daje mogućnost i da privatni subjekti za upravljanje e-fakturisanjem angažuju informacionog posrednika. Informacioni posrednik vrši sve poslove elektronskog fakturisanja za privatnog subjekta kao njegov pravni zastupnik. Takva firma je i eKompanija, čiji softver ispunjava srpski standard, kao i zahtevani evropski standard e-fakturisanja.

Treba da znate da su informacioni posrednik i centralni informacioni posrednik u svom radu odgovorni da štite vaše informacije od bezbednosnih rizika.

Zakon o elektronskom fakturisanju - primena

Ministarstvo finansija kroz Zakon o elektronskom fakturisanju uređuje sve aspekte upravljanja e-fakturisanja. Ovim sistemom je određeno izdavanje, slanje i primanje, kao i čuvanje, prihvatanje, te odbijanje bilo koje e-transakcije. Bilo da je to transakcija sa naknadom ili bez naknade, transakcije koje se odnose na isporuku dobara, odnosno pružanje usluga, uključujući i avansno plaćanje. U e-transakcije su uvrštena i knjižna odobrenja, knjižna zaduženja, kao i storno fakture.

Transakcije se prema Zakonu o elektronskom fakturisanju vrše isključivo preko Sistema Elektronskih Faktura (poznatiji kao SEF). Ovaj sistem je zamenio stari Sistem za upravljanje fakturama – SUF.

Treba da znate da je zakonski zastupnik jedini koji može izvršiti registraciju na sistem elektronskih faktura, bez mogućnosti davanja ovlašćenja drugima. Ali nakon registracije zakonski zastupnik može drugim licima dati različita ovlašćenja i privilegije, kako iz svoje firme, kako i izvan nje.

Važno je da znate da e-faktura nije isto što i slanje fakture od strane pošiljaoca, putem imejla, primaocu. E-faktura mora biti poslata primaocu putem navedenog informacionog sistema. Format u kome se šalje e-faktura je XML format.

E-faktura prema zakonu ima obavezne elemente, poput naziva izdavaoca i primaoca fakture, njihovih adresa, njihovih PIB-ova. Takođe, na njoj se nalazi i jedinstveni broj korisnika javnih sredstava. Kao i matični brojevi izdavaoca i primaoca, mesto izdavanja računa, datum izdavanja i drugi obavezni elementi.

Saznajte više o tome saznajte više o tome kako treba da izgleda e fakutura bez grešake.

Ako izaberete uslugu eKompanije vaša elektronska faktura sadrži sve neophodne elemente propisane zakonom, kao i grafička obeležja vaše kompanije.

Slanje e-faktura

E-fakturu šalje izdavalac e-fakture. Jedna faktura se šalje po jednom XML fajlu.

Datum slanja se sistemski generiše, ali je moguće da odaberete datum prometa. Ovo je datum koji je raniji od datuma izdavanja fakture.

Da biste prilikom slanja odabrali kupca, neophodno je da on prvo bude registrovan na SEF-u. Takođe treba pre slanja da ste prethodno kreirali međusobni kontakt.

Treba da znate da nije moguće menjati dokument koji je već poslat. Ali pre slanja imate opciju da ažurirate nacrt.

Prijem e-faktura

E-fakture prima primalac e-fakture. E-fakture se primaju u inboks primaoca u programu SEF-a.

Ono što treba da znate je da biste izdali e-fakturu nije vam potrebna saglasnost primaoca e-fakture.

Ali važno je pak da znate rokove koje Zakon određuje vezane za prijem elektronske fakture od strane primaoca:

• Kada pošaljete e-fakturu subjektu javnog sektora, ako nemate odgovora, nakon roka od 15 dana biće automatski odobrena.
• Ukoliko šaljete subjektu privatnog sektora, nakon isteka roka od 15 dana, kupac će dobiti podsetnik, a ako i nakon 5 dana od dana prijema podsetnika kupac ne odreaguje, faktura će biti automatski odbijena.

Treba da znate da bez obzira da li se faktura prihvati ili odbije plaćanje se mora izvršiti. U suprotnom možete podneti tužbu protiv primaoca e-fakture. Pravne posledice odbijanja e-fakture iste su kao kada primalac odbije fakturu u papirnom obliku.

E-fakturu je moguće otkazati ukoliko primalac nije prihvatio ili je odbio elektronsku fakturu. Ako primalac odobri a ili odbije e-fakturu, nije je moguće otkazati, već samo stornirati. Kada se e-faktura stornira mora se navesti razlog storniranja i on mora biti vidljiv i primaocu.

Čuvanje e-faktura

Članom 15 Zakona o elektronskom fakturisanju propisano je kako se primljene i izdate e-fakture čuvaju.

Sve e-fakture subjekt javnog sektora mora da čuva trajno.

E-fakture koje je subjekat privatnog sektora primio ili izdao se čuvaju 10 godina od vremena kada istekne godina u kojoj je elektronska faktura izdata.

Subjekti javnog i privatnog sektora u SEF-u imaju opciju pretraživanja i preuzimanja svojih faktura.

Pri korišćenju usluge informacionog posrednika, poput eKompanije, vi nemate obavezu da sami čuvate e-fakture. Svaka elektronska faktura je za vas i automatski poslata komitentu i automatski je arhivirana.

Za slučaj da se nešto desi sa poslovanjem informacionog posrednika e-fakture privatnog subjekta koje su bile u posedu informacionog posrednika prosleđuju se na čuvanje centralnom informacionom posredniku.

Važno je da znate da subjekat privatnog sektora ima pravo da odštampa elektronsku fakturu pre kraja roka obaveznog čuvanja e-faktura. Faktura u takvom obliku se smatra autentičnom i nakon kraja roka obaveznog čuvanja e-faktura.

Kazne pri slanju, prijemu i čuvanju e-faktura

Kaznene odredbe propisane su u članovima 18-21. Zakona o elektronskom fakturisanju. Kazne su propisane u vezi sa obavezama izdavanja, prijema i čuvanja e-faktura, kao i korišćenja podataka. Subjekti koji se mogu kazniti su informacioni posrednik, subjekat privatnog ili javnog sektora. Ako pri e-fakturisanju dođe do zloupotrebe kazne variraju od 50 hiljada do 2 miliona dinara za različite subjekte.

Promene koje donosi Zakon o e-fakturisanju

Zakon o elektronskom fakturisanju koji je donelo Ministarstvo finansija donosi jednu značajnu novinu koju treba da znate. Ova novina se odnosi na mere obaveznog elektronskog evidentiranja obračuna poreza.

U skladu sa ovim zakonom svi subjekti, i javni i privatni, koji su u sistemu PDV-a, moraju da koriste evidentiranje poreza na ovaj način. Ovu funkciju moraju da koriste i dobrovoljni korisnici sistema. Sve tri kategorije se po zakonu ubrajaju u poreske dužnike.

Subjekat samostalne delatnosti, poput recimo registrovanog poljoprivrednika, ali koji nije poljoprivrednik preduzetnik ni obveznik poreza na dodatu vrednost, nije u obavezi da obračunava PDV preko ovog sistema.

Treba da znate da obračun PDV-a preko sistema SEF ne zamenjuje evidentiranje PDV-a kroz PEO obrazac. Zakon o elektronskim fakturama se ne preklapa sa Zakonom o porezu na dodatu vrednost i Pravilnik o PDV-u.

Takođe, ako za transakciju za koju ne postoji obaveza izdavanja e-fakture je izdata elektronska faktura, ne postoji obaveza evidentiranja obračuna PDV-a vrednost preko SEF-a.

I ako se izdaje fiskalni račun, ne postoji potreba za posebnim evidentiranjem PDV-a u SEF-u jer će PDV biti obračunat kroz izdavanje fiskalnog računa.

I subjekti koji izvrše uvoz dobara ne treba da evidentiru PDV preko SEF-a. Jer je u tom slučaju obračun PDV-a prilikom uvoza dobara u nadležnosti carine.

Elektronsko evidentiranje poreza na dodatu vrednost preko SEF-a vrši se na dva načina:

1. Pojedinačno
2. Zbirno

Pojedinačno se PDV odnosi na obračun poreza po svakoj obavezi. A zbirno na obračun za sve obaveze za jedan poreski period.

Slučajevi u kojima je potrebno evidentirati PDV na preko SEF-a:

• Kada jedan korisnik SEF-a šalje e-fakturu drugom korisniku primalac je u obavezi da obračuna PDV, ako se smatra poreskim dužnikom.
• Ako vrši promet bez naknade poreski obveznik je u obavezi da evidentira PDV, ako nije izdao e-fakturu.
• Kada subjekat koji je u sistemu elektronskih faktura šalje fakturu korisniku koji nije u sistemu SEF-a potrebno je pošiljalac evidentira PDV sa e-fakture.
• Ukoliko se vrši promet sa licem iz inostranstva koje se smatra poreskim dužnikom i mesto prometa se smatra Srbija potrebno je evidentirati PDV

Svi obračuni PDV-a se vrše preko dostupnih obrazaca na SEF-u.

Ako želite da se bolje upoznate sa obračunom PDV-a preko SEF-a možete da konsultujete dokument Ministarstva finansija o elektronskom evidentiranju obračuna PDV-a u SEF-u

Obaveza (ne)izdavanja elektronskih faktura prema Zakonu o elektronskom fakturisanju

U skladu sa zakonom određeno je i u kojim slučajevima ne treba da izdajete e-fakture. Obavezu izdavanja smo već prešli u ovom tekstu, te pogledajmo u kojim slučajevima ne treba izdavati e-fakture:

• Ako radite sa inostranim klijentima uzimajući u obzir da oni nisu uvršteni u SEF, ne treba da im izdajete e-fakture.
• Kada su u pitanju domaće firme - ako izdajete fakturu firmi koja nije u sistemu PDV-a (na primer paušalci), niste u obavezi da je izdate elektronski.
• E-faktura se ne izdaje u maloprodaji, kao ni pri transakcijama vezanim za naoružavanje i vojnu opremu, isporuku električne energije, promet dobara i usluga bez naknade i zahtev za isplatu troškova u sudskim postupcima.
• E-fakture se ne izdaju ni za ugovorne obaveze sa korisnicima sredstava iz međunarodnih okvirnih sporazuma.

Novim zakonom o e-fakturisanju se uvode različite novine, od kojih smo neke pokrili u ovom tekstu. Ako pak imate pitanja i nedoumice vezane za elektronsko fakturisanje uvek nas možete pitati besplatno, popunjavajući ovaj link.